การทำจดหมายเวียน mail merge

การเตรียมแฟ้มข้อมูล

การทำจดหมายเวียนที่มีแฟ้มจดหมายและแฟ้มข้อมูลแล้ว
การรวมจดหมายเวียนเข้ากับข้อมูลสามารถทำใหม่ได้ทุกครั้งที่ต้อง ถ้ามีแฟ้มจดหมายและแฟ้มข้อมูลที่เคยสร้างด้วยโปรแกรม จดหมายเวียนอยู่แล้ว เพียงแต่เปิดแฟ้มจดหมาย ก็จะสามารถทำการรวมจดหมายในขั้นตอน ใส่เขตข้อมูลได้เลย
การพิมพ์ข้อมูลเพิ่มในแฟ้มข้อมูล
การพิมพ์ข้อมูลเพิ่มในแฟ้มข้อมูล สามารถทำได้ดังนี้
1. เปิดแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มจดหมาย

2. คลิกคำสั่ง เครื่องมือ => จดหมายเวียน

3. คลิกคำสั่ง รับข้อมูล => เปิดแหล่งข้อมูล

4. เลือกแฟ้มข้อมูลที่ต้องการ

5. คลิกคำสั่ง แก้ไข

6. คลิกชื่อแฟ้มที่ปรากฎ จะปรากฎกรอบโต้ตอบ ฟอร์ม ว่างขึ้นมาให้ทำการพิมพ์ข้อมุลเพิ่ม แต่ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่แล้วเดิมให้คลิกปุ่มลูกศรถอยหลัง หรือเดิมหน้าทีละระเบียน หรือเดิมหน้าไปยังระเบียนแรกของแฟ้ม หรือถอยหลังไปยังระเบียนสุดท้ายของแฟ้ม

7. คลิก คำสั่ง OK

การใส่ชื่อเขตข้อมูล

การใส่ชื่อเขตข้อมูลลงในตารางฐานข้อมูล

1 กรอกข้อมูลต่างๆ ของผู้รับโดยต้องกรอกให้ตรงกับหัวข้อที่คุณได้กำหนดไว้

2 เมื่อกรอกข้อมูลของคนแรกเรียบร้อยให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เพิ่มใหม่ สำหรับจะกรอกข้อมูลของคนต่อไป

3 เมื่อกรอกข้อมูลครบทุกคนแล้วให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม ตกลง

การใส่ชื่อ

เขตข้อมูลลงเอกสาร

กำหนดตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลในจดหมาย

1 คลิกเมาส์ ในตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลในจดหมาย

2 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม แทรกเขตข้อมูลผสาน จะปรากฎหัวข้อที่กำหนดได้ในตารางฐานข้อมูล

3 คลิกเมาส์ เลือกหัวข้อ คือ จะเป็นการแทรกชื่อ หรือข้อมูลต่างๆที่เราจะเลือกใส่ จะปรากฎหัวข้อที่คุณเลือกในจดหมาย

4 ทำข้อ 2 และ 3 ซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าคุณจะกำหนดหัวข้อ ที่ต้องการเรียบร้อย

ทำการทดสอบผลลัพธ์การสร้างจดหมายเวียนคุณสามารถทดสอบว่าผลลัพธ์นั้นถูกต้องตามที่คุณต้องการหรือไม่ โดยจะมีเมนูในการทำงาน ดังนี้

1 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เพื่อกำหนดให้แสดงผลลัพธ์

2 ตรวจสอบผลลัพธ์ในจดหมายฉบับแรก3 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม สำหรับตรวจดูจดหมายฉบับต่อๆ

ใส่ข้อมูลของผู้รับในจดหมาย เมื่อผลลัพธ์ที่ได้ถูกต้องเป็นที่น่าพอใจแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะกำหนดสิ่งต่างๆ ลงในจดหมายเวียนของคุณ โดยคุณสามารถเลือกว่า จะให้เก็บผลลัพธ์ที่ได้นั้นใส่ลงในเอกสารฉบับใหม่ หรือกำหนดให้พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์เลยทันที ส่วนตัวแล้วมักจะใช้วิธีแรก มากกว่า คือ จะเก็บผลลัพธ์ไว้ เพราะสามารถแก้ไขในรายละเอียดบางจุดของจดหมายในแต่ละฉบับได้ การผลิตจดหมายเวียนทำได้ดังนี้

1 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม จะปรากฎกรอบโต้ตอบ การผสาน

2 กำหนดว่าจะให้เก็บผลลัพธ์ของจดหมายเวียนนี้ไปไว้ที่ใด โดยคลิกเมาส์ ที่ New document (สร้างเอกสาร)

- ถ้าเลือก New document คือการเก็บที่เอกสารฉบับใหม่

- ถ้าเลือก Printer คือการสั่งพิมพ์ผลลัพธ์ออกทางเครื่องพิมพ์ทันที

3 เลือกว่าจะให้ดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลใดบ้าง ดังนี้

- คลิกเมาส์ เลือก all (ทั้งหมด) คือจะดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลมาทั้งหมด

- คลิกเมาส์ เลือก from (จาก) คือ คุณจะเป็นผู้กำหนดช่วงของการดึงข้อมูล จากนั้นคุณต้องกำหนดว่าจะดึงข้อมูลลำดับที่เท่าใด ในฐานข้อมูลด้วย

4 คลิกเมาส ที่ปุ่ม ผสาน (ถ้าคุณเลือก New document คุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ได้ในเอกสารฉบับใหม่ทันที) ก็จะได้ผลลัพธ์ก็คือ เห็นข้อมูลของผู้รับจดหมายทั้งหมดที่จะส่งออกทางจอของคุณ